Rà soát hợp đồng lao động cuối năm 2026: lập bảng hạn hợp đồng và kiểm thời hạn báo trước theo Bộ luật Lao động 2019
Rà soát hợp đồng lao động cuối năm 2026: lập bảng hạn hợp đồng và kiểm thời hạn báo trước theo Bộ luật Lao động 2019
Trả lời ngay:
- ✅ Cuối năm nên rà toàn bộ hợp đồng lao động một lượt, với 3 câu hỏi: hợp đồng nào đã hết hạn mà người lao động vẫn đi làm, hợp đồng nào hết hạn trong 60 ngày tới, và điều khoản nào trái Bộ luật Lao động 2019 (hay gặp nhất là thời hạn báo trước).
- ⛔ Hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn làm việc thì trong 30 ngày hai bên phải ký hợp đồng mới. Quá 30 ngày không ký, hợp đồng tự chuyển thành không xác định thời hạn (Điều 20 khoản 2).
- ⛔ Hợp đồng 12–36 tháng mà ghi báo trước "03 ngày làm việc" là sai. Mức 3 ngày chỉ áp dụng cho hợp đồng dưới 12 tháng (Điều 35 khoản 1, Điều 36 khoản 2).
Bài này đi qua cách lập bảng rà soát, những điều luật cần đối chiếu, và một phép thử thật: chúng tôi đưa 8 hợp đồng lao động mẫu (tự soạn, có cài sẵn 2 lỗi) cho AI soát và kiểm lại từng dòng nó trả về.
Vì sao tháng 11–12 là lúc nên rà
Ba lý do khiến cuối năm là thời điểm hợp lý:
- Nhiều hợp đồng 12 tháng ký từ đầu năm sẽ hết hạn cùng lúc. Công ty tuyển đợt tháng 1 thì tháng 12 có cả loạt hợp đồng đến hạn.
- Mức lương tối thiểu vùng thường đổi từ 01/01. Năm 2026, lương tối thiểu vùng I là 5.310.000 đồng/tháng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP. Hợp đồng nào ghi lương sát mức cũ cần xem lại trước khi bước sang năm mới.
- Tái ký sát hạn rất dễ trễ. Hợp đồng hết hạn đúng dịp nghỉ lễ, nhân sự bận quyết toán, 30 ngày trôi qua lúc nào không biết.
Khung pháp lý cần nắm (Bộ luật Lao động 2019)
Chỉ tóm phần thường dùng khi rà. Số điều để bạn tự mở văn bản gốc đối chiếu:
| Vấn đề | Quy định | Điều |
|---|---|---|
| Loại hợp đồng | Không xác định thời hạn, hoặc xác định thời hạn tối đa 36 tháng | Điều 20 khoản 1 |
| Hết hạn mà vẫn làm việc | Trong 30 ngày phải ký hợp đồng mới; quá 30 ngày không ký thì hợp đồng xác định thời hạn thành không xác định thời hạn | Điều 20 khoản 2 điểm a, b |
| Số lần ký xác định thời hạn | Chỉ được ký thêm 1 lần hợp đồng xác định thời hạn; sau đó tiếp tục làm việc thì phải ký không xác định thời hạn (trừ một số trường hợp luật nêu) | Điều 20 khoản 2 điểm c |
| Nội dung chủ yếu của hợp đồng | Thông tin các bên, công việc, thời hạn, lương, thời giờ làm việc, bảo hiểm, đào tạo… | Điều 21 khoản 1 |
| Người lao động báo trước khi đơn phương chấm dứt | 45 ngày (không xác định thời hạn) · 30 ngày (12–36 tháng) · 3 ngày làm việc (dưới 12 tháng) | Điều 35 khoản 1 |
| Người sử dụng lao động báo trước | Cùng mức 45 / 30 / 3 ngày làm việc như trên | Điều 36 khoản 2 |
Các ngành, nghề đặc thù có thời hạn báo trước riêng theo quy định của Chính phủ. Bài này không đi vào nhóm đó.
Cách lập bảng rà soát: 8 cột là đủ
Đừng đọc từng hợp đồng rồi ghi nhận xét rời rạc. Lập một bảng duy nhất, mỗi hợp đồng một dòng:
| Cột | Ghi gì | Dùng để bắt lỗi gì |
|---|---|---|
| Họ tên, chức danh | Theo hợp đồng | Đối chiếu với danh sách đang chấm công |
| Loại hợp đồng | Không xác định / xác định N tháng | Hợp đồng quá 36 tháng là sai loại |
| Ngày bắt đầu, ngày hết hạn | Theo hợp đồng | Tính số ngày còn lại |
| Số ngày còn lại | Ngày hết hạn trừ hôm nay | Âm = đã hết hạn; dưới 60 = cần lên kế hoạch tái ký |
| Mức lương | Theo hợp đồng | So với lương tối thiểu vùng năm mới |
| Thời hạn báo trước | Theo điều khoản chấm dứt | Đối chiếu Điều 35, 36 theo loại hợp đồng |
| Lần ký thứ mấy | Hỏi nhân sự nếu hợp đồng không ghi | Lần thứ 3 xác định thời hạn là sai |
| Ghi chú pháp lý | Điều khoản nào thiếu hoặc sai | Danh sách việc cần sửa |
Cột "lần ký thứ mấy" hay bị bỏ quên vì hợp đồng không tự ghi. Nó lại là cột quyết định có được ký thêm một hợp đồng xác định thời hạn nữa hay không.
Phép thử: đưa 8 hợp đồng cho AI soát
Chúng tôi soạn 8 hợp đồng lao động mẫu cho một công ty thương mại giả định (tên người, tên công ty đều tự đặt). Hai lỗi được cài sẵn:
- Hợp đồng của một lái xe giao hàng hết hạn 04/11/2026, tức đã quá hạn 2 ngày tính đến hôm thử (06/11/2026).
- Cũng hợp đồng đó là loại 12 tháng nhưng ghi báo trước "03 ngày làm việc".
Tám file Word được tải lên một dự án trên LOSAN, kèm yêu cầu viết một lần:
Trong dự án này có 8 hợp đồng lao động. Hôm nay là 06/11/2026. Nhờ bạn soát hết: lập bảng gồm họ tên, chức danh, loại hợp đồng, ngày bắt đầu, ngày hết hạn, mức lương, thời hạn báo trước. Đánh dấu hợp đồng nào đã hết hạn hoặc sắp hết hạn trong 60 ngày tới, và chỗ nào trong hợp đồng trái Bộ luật Lao động 2019 (ghi rõ điều). Cuối cùng xuất bảng ra file Excel để mình gửi phòng nhân sự.
Kết quả: bảng hạn hợp đồng
AI đọc lần lượt 8 file rồi trả về bảng sau. Chúng tôi tính tay lại số ngày còn lại của cả 8 dòng và đều khớp.
Kết quả: phần pháp lý
Cả hai lỗi cài sẵn đều bị bắt, và điều luật dẫn đúng:
Có hai điểm AI tìm ra mà chúng tôi không cố ý cài:
- Số hợp đồng lệch năm. Cả 8 hợp đồng mẫu đều đánh số "…/2026/HĐLĐ", trong khi 3 hợp đồng bắt đầu từ năm 2025. Đây là lỗi thật của bộ mẫu chúng tôi soạn, và là loại lỗi gây rắc rối khi đối chiếu hồ sơ.
- Thiếu nội dung theo Điều 21 khoản 1. Hợp đồng mẫu rút gọn không có ngày sinh, số CCCD của người lao động, chế độ nâng lương, bảo hiểm, đào tạo. Nhận xét này đúng.
AI cũng tự tìm lương tối thiểu vùng 2026 để so (5,31 triệu đồng/tháng, vùng I) và kết luận mức lương thấp nhất trong 8 hợp đồng (9,2 triệu) vẫn cao hơn.
Chỗ cần tự kiểm lại
Kết quả tốt nhưng chưa phải là xong việc:
- Trong câu trả lời, AI nhắc đến một dự án luật sửa đổi đang được thẩm tra, kèm một ngày cụ thể. Chúng tôi không kiểm được thông tin này nên không đưa vào bài. Thông tin kiểu "sắp có luật mới" luôn phải tự mở nguồn chính thức.
- Tên file Excel AI đặt bị mất một chữ ("Bao-cao-r-soat…" thay vì "ra-soat"). Không ảnh hưởng nội dung, nhưng nên đổi tên trước khi gửi.
- AI không biết lần ký thứ mấy của từng người, vì hợp đồng không ghi. Cột này nhân sự phải tự điền từ hồ sơ.
Checklist rà soát hợp đồng lao động cuối năm
- Gom toàn bộ hợp đồng đang hiệu lực vào một chỗ (một thư mục hoặc một dự án), kể cả phụ lục.
- Lập bảng 8 cột như trên, mỗi hợp đồng một dòng.
- Lọc dòng có số ngày còn lại âm: xử lý ngay theo Điều 20 khoản 2, ký hợp đồng mới trong 30 ngày kể từ ngày hết hạn.
- Lọc dòng dưới 60 ngày: lên lịch trao đổi, gửi thông báo bằng văn bản trước khi hết hạn.
- Với mỗi hợp đồng xác định thời hạn sắp tái ký: kiểm đây là lần ký thứ mấy (Điều 20 khoản 2 điểm c).
- Đối chiếu thời hạn báo trước với loại hợp đồng (Điều 35, 36).
- So lương với lương tối thiểu vùng năm mới.
- Ghi danh sách điều khoản cần sửa, làm phụ lục hoặc hợp đồng mới cho từng người.
Dùng LOSAN cho việc rà soát này
Phép thử ở trên chạy trên LOSAN: tải hợp đồng vào một dự án, giao yêu cầu một lần, AI tự đọc từng file, tra quy định, lập bảng và xuất file Excel 3 sheet (tổng hợp, cảnh báo hạn, soát theo Bộ luật Lao động) để gửi phòng nhân sự. Với việc dài nhiều bước, nó tự chia phần đối chiếu luật cho một trợ lý phụ chạy riêng rồi mang kết quả về.
Chỗ LOSAN không thay được bạn: biết lần ký thứ mấy, biết thỏa thuận miệng nào chưa ghi vào hợp đồng, và quyết định có tái ký hay không. Bảng AI lập là bản nháp để bạn soát, không phải ý kiến pháp lý.
Thử giao việc rà soát hợp đồng trên LOSAN →
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng hết hạn mà người lao động vẫn đi làm, chưa ký lại thì sao? Trong 30 ngày kể từ ngày hết hạn, quyền và nghĩa vụ hai bên vẫn theo hợp đồng cũ, và hai bên phải ký hợp đồng mới. Quá 30 ngày không ký, hợp đồng xác định thời hạn trở thành hợp đồng không xác định thời hạn (Điều 20 khoản 2 điểm a, b).
Hợp đồng 12 tháng ghi báo trước 3 ngày có hiệu lực không? Điều khoản đó trái Điều 35 khoản 1 và Điều 36 khoản 2, vốn yêu cầu ít nhất 30 ngày với hợp đồng 12–36 tháng. Khi có tranh chấp, mức tối thiểu theo luật được áp dụng. Nên sửa bằng phụ lục.
Được ký bao nhiêu lần hợp đồng xác định thời hạn? Theo Điều 20 khoản 2 điểm c, sau khi hết hợp đồng xác định thời hạn đầu tiên, hai bên chỉ được ký thêm một lần hợp đồng xác định thời hạn. Lần tiếp theo phải là không xác định thời hạn, trừ một số trường hợp luật quy định riêng.
Có cần gửi thông báo trước khi hợp đồng hết hạn không? Bộ luật Lao động 2019 không quy định số ngày phải báo trước khi hợp đồng hết hạn, nhưng Điều 45 yêu cầu người sử dụng lao động thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng (trừ một số trường hợp luật nêu). Gửi thông báo sớm còn giúp hai bên chủ động tái ký hoặc chấm dứt, tránh rơi vào tình huống quá 30 ngày nói ở trên.
Có nên đưa hợp đồng lao động thật cho AI đọc? Hợp đồng chứa dữ liệu cá nhân (CCCD, lương, địa chỉ). Hãy kiểm chính sách lưu trữ của công cụ và quy định nội bộ của công ty trước. Với phép thử trong bài, chúng tôi dùng hợp đồng tự soạn, không có dữ liệu người thật.
Lương tối thiểu vùng 2026 là bao nhiêu? Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, từ 01/01/2026 vùng I là 5.310.000 đồng/tháng. Các vùng II, III, IV có mức thấp hơn. Kiểm danh mục địa bàn trong nghị định để biết công ty thuộc vùng nào.
Lưu ý và bài liên quan
Bài tổng hợp quy định tại thời điểm cập nhật 06/11/2026, không thay cho tư vấn pháp lý. Với tình huống cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi luật sư, cơ quan quản lý lao động địa phương.
Cùng cụm "Làm việc với văn bản dài":