Tạo file Excel theo dõi công nợ phải thu bằng AI: công thức tuổi nợ, bảng tổng hợp và 3 chỗ phải sửa (cập nhật 11/2026)
Tạo file Excel theo dõi công nợ phải thu bằng AI: công thức tuổi nợ, bảng tổng hợp và 3 chỗ phải sửa (cập nhật 11/2026)
Trả lời ngay:
- ✅ Chỉ cần mô tả cột và nhóm tuổi nợ, AI tạo được file
.xlsxthật với công thức sống: hạn thanh toán, còn nợ, số ngày quá hạn theoTODAY(), nhóm tuổi nợ, bảng tổng hợpCOUNTIF/SUMIFvà biểu đồ cột. - ⛔ Dữ liệu mẫu AI tự nghĩ ra có thể dùng tên doanh nghiệp có thật làm khách nợ quá hạn. Luôn dặn "tên giả định" ngay từ đầu.
- ⛔ Biểu đồ AI vẽ đúng số nhưng chưa trình bày được: hai chuỗi khác đơn vị chung một trục, trục tung hiện
1.4E+09. Mất khoảng 2 phút sửa tay trong Excel.
Một file công nợ phải thu cần những gì
Bảng theo dõi công nợ phải thu (thường gọi là bảng tuổi nợ) trả lời ba câu: khách nào đang nợ, nợ bao lâu rồi, và tổng nợ quá hạn nặng là bao nhiêu. Tối thiểu cần các cột sau:
| Cột | Nhập tay hay công thức | Công thức gợi ý |
|---|---|---|
| Mã KH, tên KH, số hoá đơn | Nhập tay | |
| Ngày hoá đơn, kỳ hạn (ngày) | Nhập tay | |
| Hạn thanh toán | Công thức | =D2+E2 |
| Số tiền, đã thu | Nhập tay | |
| Còn nợ | Công thức | =G2-H2 |
| Số ngày quá hạn | Công thức | =MAX(0,TODAY()-F2) |
| Nhóm tuổi nợ | Công thức | IF lồng: chưa đến hạn / 1–30 / 31–60 / 61–90 / trên 90 |
Thêm một sheet tổng hợp: số hoá đơn và tổng còn nợ theo từng nhóm tuổi nợ, kèm biểu đồ cột. Kế toán công nợ nhìn sheet này mỗi tuần để biết phải gọi khách nào trước.
Điểm mấu chốt là công thức chứ không phải số gõ sẵn. File gõ sẵn số ngày quá hạn chỉ đúng vào đúng ngày tạo. File dùng TODAY() mở ngày nào cũng đúng.
Phép thử: mô tả bằng một đoạn chữ
Chúng tôi gõ vào khung chat LOSAN đúng một yêu cầu:
Lập giúp mình file Excel theo dõi công nợ phải thu cho 15 khách hàng doanh nghiệp. Cột: mã KH, tên KH, số hoá đơn, ngày hoá đơn, hạn thanh toán (30, 45 hoặc 60 ngày), số tiền, đã thu, còn nợ, số ngày quá hạn tính đến hôm nay bằng công thức, nhóm tuổi nợ (chưa đến hạn / 1–30 / 31–60 / 61–90 / trên 90 ngày). Thêm bảng tổng hợp còn nợ theo nhóm tuổi nợ và biểu đồ cột. Dữ liệu mẫu bạn tự tạo cho hợp lý, số tiền đơn vị đồng.
Khoảng một phút sau có file .xlsx để tải về, kèm mô tả công thức từng cột:
Kiểm file: mở bằng Excel thật
Chúng tôi không tin phần mô tả, mà mở file bằng Microsoft Excel. File có 75 ô công thức, một biểu đồ cột, và bật chế độ tự tính lại khi mở. Hình dưới là sheet "Công nợ" do chính Excel xuất ra ngày 06/11/2026:
Kiểm tay vài dòng: hoá đơn 15/08/2026 kỳ hạn 45 ngày → hạn 29/09/2026 → đến 06/11 quá hạn 38 ngày → nhóm "31–60 ngày". Đúng.
Sheet tổng hợp, cũng do Excel tính:
3 chỗ phải sửa
1. Tên doanh nghiệp có thật trong dữ liệu mẫu
Lần tạo đầu, AI điền 15 khách hàng bằng tên các tập đoàn, ngân hàng, doanh nghiệp lớn có thật, rồi xếp vài cái tên vào nhóm nợ quá hạn trên 90 ngày. Với file nội bộ để thử thì không sao. Nhưng nếu file này bị dùng làm mẫu đào tạo, gửi ra ngoài hay chụp đăng lên mạng, nó ngầm nói rằng một công ty có thật đang nợ quá hạn.
Chúng tôi gửi thêm một lượt yêu cầu đổi sang tên giả định, giữ nguyên công thức. AI đổi đủ 15 tên, công thức và biểu đồ còn nguyên. Cách đỡ tốn một lượt là dặn ngay từ đầu: "dữ liệu mẫu dùng tên giả định, không trùng doanh nghiệp có thật".
2. Biểu đồ chung một trục cho hai đơn vị
Số liệu đúng, nhưng chưa trình bày được. Sửa trong Excel: bỏ chuỗi "Số hoá đơn" khỏi biểu đồ (hoặc đưa sang trục phụ), rồi định dạng trục tung là #,##0,," tr" để hiện đơn vị triệu đồng.
3. Định dạng số kiểu Mỹ
Số tiền hiện 186,500,000 (dấu phẩy ngăn nghìn) thay vì 186.500.000. Trên máy cài định dạng vùng Việt Nam, Excel thường tự đổi khi mở. Nếu không, chỉnh lại ở Format Cells.
Checklist khi nhờ AI tạo file Excel cho công việc
- Liệt kê đủ cột và nói rõ cột nào phải là công thức.
- Dặn dữ liệu mẫu dùng tên giả định.
- Nêu rõ biểu đồ: loại biểu đồ, chuỗi nào, đơn vị gì.
- Mở file bằng Excel, bấm vào vài ô để chắc là công thức chứ không phải số.
- Kiểm tay 2–3 dòng, nhất là dòng ở ranh giới nhóm (đúng hạn, quá hạn đúng 30 ngày).
- Thay dữ liệu mẫu bằng dữ liệu thật ở các cột nhập tay. Các cột công thức tự tính lại.
Tạo file Excel trên LOSAN
Phép thử ở trên dùng khung chat LOSAN. Mô tả bằng tiếng Việt, AI tạo file .xlsx thật (có công thức, định dạng có điều kiện, biểu đồ) để tải về hoặc lưu vào dự án. Muốn sửa thì nhắn thêm một câu, nó sửa trên chính file đó thay vì tạo lại từ đầu. Trong bộ thử nội bộ 10 đề bảng tính (dự toán, bảng lương, công nợ, chấm công…), cả 10 đề đều ra file.
Phần còn lại là việc của bạn: thay dữ liệu thật và chỉnh biểu đồ cho vừa mắt người đọc.
Câu hỏi thường gặp
File AI tạo mở bằng Google Sheets được không?
Được, file là .xlsx chuẩn. Hàm TODAY, IF, COUNTIF, SUMIF đều chạy trên Google Sheets. Biểu đồ có thể hiển thị khác một chút.
Tôi có sẵn file công nợ, nhờ AI thêm cột tuổi nợ được không? Được. Đưa file vào, mô tả cột cần thêm. Nên giữ một bản sao trước khi sửa.
Vì sao số ngày quá hạn đổi mỗi lần mở file?
Vì công thức dùng TODAY(), luôn tính đến ngày mở file. Muốn chốt số tại một ngày (ví dụ 30/11 để báo cáo), thay TODAY() bằng ngày cố định hoặc copy rồi dán dạng giá trị.
Hoá đơn trả nhiều đợt thì sao?
Bảng trong bài tính theo từng hoá đơn với tổng "đã thu". Nếu cần theo dõi từng lần thu, tách sheet chi tiết thu tiền rồi dùng SUMIF cộng về bảng chính.
Đưa dữ liệu công nợ thật vào AI có an toàn không? Đây là dữ liệu kinh doanh nhạy cảm. Kiểm chính sách của công cụ và quy định nội bộ trước. Có thể nhờ AI dựng khung bằng dữ liệu mẫu, rồi tự điền số thật trên máy.
Lưu ý và bài liên quan
Phép thử chạy ngày 06/11/2026 trên mô hình mặc định của LOSAN. File kiểm bằng Microsoft Excel cùng ngày. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu mẫu, tên khách hàng là tên giả định.
Cùng cụm "Làm việc với văn bản dài":